Conoce quién ingresó a tu Webinar en Microsoft Teams y ponte en contacto con ellos
En C&A Systems, te contamos nuestra experiencia generando Webinars. Primero antes que nada, estos son gratuitos, después, el propósito es dar conocer los beneficios de las nuevas tecnologías. Hoy, todos nuestros Webinars son exitosos y mantenemos estrecha comunicación con aquellos que pasaron de ser prospectos, a clientes.
Sin embargo, no siempre fue de esta manera. En nuestras primeras sesiones no teníamos control de registro para nuestros invitados, generando un fallo importante en el proceso estratégico de comunicación, ya que al concluir los Webinar, no existía algún tipo de retroalimentación con los asistentes, además, desconocíamos si estos, se encontraban interesados en los temas y soluciones expuestos, lo que causaba muchas dificultades a nuestro equipo comercial contactarlos posteriormente.
Buscamos, entonces, una solución. A través de las herramientas de Microsoft 365, por ejemplo, Microsoft Teams, Microsoft Forms, SharePoint Online y PowerAutomate, las cuales permiten generar un cuestionario personalizado para capturar los datos antes de ingresar al Webinar. Almacenamos la información de cada uno de los participantes y facilitamos al equipo comercial, la consulta de los contactos para continuar su labor comunicación a través de SharePoint.
Tuvimos la necesidad de hacer uso de tecnologías potenciadas para llegar a nuestros prospectos y transformarlos en clientes. Ahora, durante estos momentos de la pandemia acarreada por el COVID-19, generamos una solución que permite y ayuda, la obtención eficiente de información empresarial de cada participante que ingresa a un Webinar. Por ejemplo: Nombre de la empresa, correo electrónico y número telefónico.
Para nuestra solución, incluimos un formulario personalizado a través de Microsoft Forms, permitiéndonos recabar y almacenar los datos que mencionamos anteriormente. Apoyándonos en la tecnología versátil de Microsoft 365, sólo se requiere tener los licenciamientos de los paquetes: E3 o E5. Mediante estas licencias se obtiene un mejor rendimiento, optimizando eficazmente las herramientas:
- PowerAutomate (Flows)
- SharePoint Online
- Microsoft Forms
- Microsoft Teams.
Para generar la funcionalidad que antes mencionamos, deben seguirse los pasos que enlistaremos a continuación:
- Crear un Webinar a través de Microsoft Teams
- Creación de Formulario con Microsoft Forms
- Creación de flujo para automatización con PowerAutomate y almacenamiento de respuestas en lista de SharePoint Online
- Modificación de enlace predeterminado de reunión de Teams
- Automatización al generar una respuesta entre Microsoft Forms, PowerAutomate y SharePoint Online
Al realizar las configuraciones anteriores, el equipo comercial podrá visualizar la información almacenada dentro de SharePoint Online, de esta forma: