¿Para qué sirve una Intranet Corporativa?
¿Para qué sirve una Intranet Corporativa?
Una intranet sirve para optimizar y agilizar las funciones de los empleados de la empresa, minimizando los tiempos de desempeño.
Para cualquier empresa consolidada, la comunicación es el instrumento definitivo para todo el funcionamiento e interacción de cada una de sus áreas. De aquí, radica la importancia de los sistemas que permitan establecer el envío de información y/o documentación, vía remota, a través de la red (una red segura, por supuesto).
Para esta necesidad, se tiene la opción de colaborar con una intranet corporativa, lo cual es un sistema digital privado que permite compartir distintos recursos entre los miembros de la organización. La intranet surge, prácticamente, desde los comienzos formales de internet, siendo utilizada en principio, por academias y universidades para la transmisión de artículos académicos e información de ciencias. Con la apertura del intranet, surgieron muchas características públicas del internet que conocemos hoy.
En general, una intranet sirve para optimizar y agilizar las funciones de los empleados de la empresa, minimizando los tiempos de desempeño en algunas tareas, como búsqueda de materiales, documentos organizacionales, así como facilitar el acceso de datos relevantes, además de información útil y centralizada en áreas específicas. Entre los archivos que comparten los miembros de la organización, contamos manuales, documentación, presentaciones, que se cuenta como elementos de información interna.
De igual forma, esta funge como método veraz para alcanzar una verdadera organización interna, siendo esta última, una de las tareas más complicadas por lograr. La intranet no sólo concentra y establece un método adecuando correctamente la información, sino que también facilita y fomenta la colaboración entre los empleados. Se puede incluir y/o formalizar un foro o chat, que permita a los usuarios programar eventos entre ellos. Los principales motivos para conectar una intranet empresarial son:
– La comunicación no es adecuada y es necesario establecer un sistema para evitar que la información y conocimiento quede dispersa.
– Necesidad de automatizar procesos internos o de negocio.
– Evitar la duplicidad de archivos e información.
– Optimizar el uso del correo electrónico.
La intranet en una empresa beneficia a todos los empleados, ya que tienen acceso personalizado a la información que necesitan. Además, es un apoyo importante en el proceso de integración de nuevos empleados, quienes lograrán adaptarse más rápido. También influye, enormemente, en la asignación de las funciones, según correspondan al cargo. Es decir, cada trabajador tendrá acceso permitido o restringido.
Ventajas reales de tener una intranet empresarial:
1.- Optimización de tiempo y coste: en principio necesita una inversión de estos dos elementos, sin embargo, a medio plazo, comienza a notarse el ahorro proyectado. Como ejemplo, a tener toda la información disponible en un solo lugar, trae consigo un ahorro de tiempo para enfocarse en siguientes tareas.
2.- Eficiencia en la comunicación interna: publicar anuncios directamente en la intranet es un método más rápido y la información queda archivada para consultas posteriores. De esta manera, la comunicación está centrada en un solo lugar.
3.- Conexión rápida a bases de datos y aplicaciones: utilizar de manera integral las plataformas utilizadas en la empresa.
4.- No tiene limites de horario: se encuentra abierta de manera permanente y es accesible a todos los empleados, en cualquier momento y con la ventaja del acceso a remoto.
5.- Formación e incremento de productividad: utilizar intranet como plataforma de capacitación, creando chats y foros, compartiendo noticias corporativas, publicando novedades de la empresa, subiendo anuncios de alianzas, nuevas aperturas, acuerdos, etc. Una intranet con un desarrollo integral puede ser insertado junto con un sistema de Vigilancia Tecnológica; añadiendo servicios de alertas legislativas, difusión selectiva de boletines y demás información valiosa y relevante.